توثيق العقد وكتابته بشكل رسمي يساهم في تعزيز الثقة والشفافية بين الأطراف المتعاقدة ، ويعالج مواطن النزاع المتوقع حدوثها وإليك أهم المكاسب التي ستنالها عند توثيق العقد وكتابته على أيدي مختصين :
إليك نقاط هامة حول أهمية توثيق العقد وكتابته:
*الوضوح والتحديد*: عند كتابة العقد بشكل رسمي، يتم تحديد الشروط والأحكام بشكل واضح ودقيق، مما يساعد على تجنب أي لبس أو سوء فهم بين الأطراف المتعاقدة.
*الحماية القانونية*: توثيق العقد بشكل رسمي يوفر حماية قانونية للأطراف في حال نشوب أي نزاع أو خلاف بينهم. فالعقد المكتوب يعتبر دليلاً قانونياً يمكن الاستناد إليه.
*سهولة التنفيذ*: عندما يكون العقد مدوناً بشكل رسمي، يكون من السهل متابعة تنفيذ الالتزامات والشروط الواردة فيه من قبل الأطراف المتعاقدة.
*إدارة المخاطر*: التوثيق الرسمي للعقد يساعد على إدارة المخاطر المحتملة، حيث يتم تحديد الأدوار والمسؤوليات بشكل واضح.
*إثبات الحقوق والالتزامات*: يُعتبر العقد المكتوب دليلاً قوياً على حقوق وواجبات كل طرف في حال نشوب نزاع.
*التعديلات والتغييرات*: في حال الحاجة لإجراء تعديلات أو تغييرات على العقد، يكون من الأسهل القيام بذلك عندما يكون العقد مدوناً بشكل رسمي.
*التنازل أو النقل*: يُسهّل توثيق العقد عملية التنازل عن الحقوق أو نقل الالتزامات إلى أطراف أخرى.
تاريخ العقد : هل تاريخ تحرير العقد مكتوب ؟ وهل هو نفس تاريخ أخر توقيع على العقد ؟
أطراف العقد : هل اسم الطرف الآخر ومقره الرئيس وشكله القانوني مكتوبة بشكل صحيح في العقد ؟ وهل الاسم المختصر المستخدم في العقد لكل طرف يميزه بشكل واضح عن غيره ؟
تمهيد العقد : هل التمهيد يتضمن التزامات وإقرارات تعاقدية أم يقتصر على معلومات توضح كيفية دخول الأطراف في العقد ؟
تنظيم بنود العقد :
هل النظام المتبع لتقسيم العقد يجعل من السهل الرجوع إلى أي جزء فيه ؟ وهل نظام الترقيم متناسب مع حجم العقد ؟ وهل تقسيم المواد والمواد الفرعية مناسب أم مبالغ فيه ؟
هل تحمل كل مادة عنوانا ؟ وهل يساوي مجموع العناوين الفرعية العنوان الرئيسي ؟ وهل يفصح كل عنوان عن مضمون النص الذي يأتي تحته ؟ وهل كل العناوين مصوغة بنفس الأسلوب ؟ وهل توجد مواد مدفونة تحت عناوين عامة مما يجعل من الصعب الاستدلال عليها ؟
هل كل المواد ذات الصلة موجودة معا بحيث لا تكون هناك حاجة إلى إدراج إحالات أو إعادة تجميعها ؟
هل تتابع المواد ينسجم مع أهميتها ويجعل من السهل استخدام العقد وفهمه ؟ وهل ينسجم كذلك مع نظام تقسيم العقد إلى مجموعات ، مجموعة أركان العقد ، ومجموعة التزامات الأطراف ، ومجموعة البنود النموذجية ؟
صياغة بنود العقد :
هل ثمة بنود في العقد مصوغة في شكل سياسات وبيانات وحقوق وليس التزامات وإقرارات وضمانات وشروط ؟ وهل الصيغ الأساسية المستخدمة في العقد هي : يفعل فلان ، ويجوز لفلان أن يفعل ، ولا يجوز لفلان يفعل ؟
مدة العقد :
هل المدة في العقد مقبولة ؟ وهل يخضع للفسخ بإعطاء إخطار صحيح ؟
السلع والخدمات :
هل السلع والخدمات والمواد موضوع العقد ملائمة لتلبية احتياجات شركتك ؟ وهل هي محددة وموضحة بشكل ملائم في العقد ؟
الفترات الزمنية :
هل الفترات الزمنية لتنفيذ الالتزامات وكذلك المواعيد المرحلية الرئيسية مذكورة بوضوح ؟ وهل ينص العقد على إجراءات ملائمة في حالة عدم الالتزام بها ؟
قياس مستوى الخدمة :
إذا تضمن العقد تقديم خدمات ، فهل ينص بوضوح على طرق لقياس مستوى الخدمة ؟ أم ثمة حاجة إلى إبرام عقد لقياس مستوى الخدمات ؟
هل يعطي العقد لشركتك تعويضات ملائمة إذا قصر المقاول / المورد في تنفيذ التزاماته طبقا لعقد مستوى الخدمة ؟
المسؤوليات والالتزامات :
هل يعرّف العقد بوضوح دور الطرف الآخر ومسؤولياته ؟
هل يعرّف العقد بوضوح دور شركتك ومسؤولياتها ؟ وفي حالة الإجابة بالإيجاب ، هل تستطيع شركتك الاطلاع بمسؤولياتها بدون تحمل أية نفقات أو مواجهة أية صعاب ؟
المقاولون من الباطن :
إذا كان المقاول / المورد سيتعاقد من الباطن مع مقاولين / موردين من الباطن ، فهل المقاول / المورد من الباطن مقبول من قبل شركتك ؟ هل لشركتك الحق في الموافقة على المقاولين / الموردين من الباطن ؟
حقوق الملكية الفكرية :
إذا كانت شركتك بحاجة إلى امتلاك حقوق الملكية الفكرية ، فهل ينص العقد على ذلك ؟
إذا كان العقد يتضمن تقديم المورد منتجا ملكيته الفكرية لشخص آخر ، فهل يضمن المورد أن له الحق في ترخيص استخدام هذه الملكية من الباطن لشركتك ؟
في حالة الايجاب ، هل تمت مراجعة العقد الخاص بالترخيص باستغلال الملكية الفكرية ؟ وهل ينص العقد على مسؤولية المورد عن تعويض شركتك إذا ثبت تعديه على الملكية الفكرية للغير ؟
السيطرة على التغير
هل ينص العقد على إجراءات ملائمة لطلب التغيير أو إجراء التعديلات ؟
الضمانات :
هل ينص العقد على إجراءات ملائمة لطلب التغيير أو إجراء التعديلات ؟
القبول :
هل يحدد العقد المعايير الخاصة بقبول السلع أو الخدمات بشكل واضح وبدقة ؟
هل المقاول/المورد ملزم بإصلاح أي عيب في الأعمال أو السلع أو الخدمات بدون مقابل في غضون وقت معقول طوال فترة العقد ؟
السرية :
هل يتضمن العقد بندا بحظر على المقاول/المورد الإفصاح للغير عن المعلومات السرية الخاصة بشركتك ؟
هل مسؤولية "المورد" عن خرق السرية محددة ؟
هل الالتزامات الخاصة بالسرية تظل سارية بعد فسخ العقد ؟ وما مدة سريانها ؟
استخدام اسم الشركة أو علامتها
هل ينص العقد على منع المقاول/المورد من استخدام اسم شركتك أو علامتها التجارية دون موافقتها مسبقا ؟
تقييد المسؤولية :
هل حدود مسؤولية المقاول/ المورد مقبولة من شركتك وهل حدود المسؤولية موضحة معالمها
فسخ العقد :
هل تستطيع شركتك فسخ العقد بدون سبب وذلك بارسال إخطار في فترة زمنية مقبولة ودون أن تتعرضلأي إجراء إنصافي لصالح المقاول / المورد ؟
هل تستطيع شركتك فسخ العقد وفورا دون تنبيه أو إنذار أو إتخاذ إجراء قضائي إذا ثبت أن المورد خرق التزاماته أو أصبح معسرا ؟
التكاليف :
هل يحدد العقد بشكل واضح المبالغ واجبة الدفع من قبل شركتك ومواعيد استحقاقها ؟
هل تم وضع حد أقصى للنفقات المتغيرة ؟
هل المدفوعات مرتبطة بإتمام العمل أو بمواعيد محددة بوضوح في العقد
صرف الدفعات :
هل يحدد العقد بشكل واضح إجراءات صرف الدفعات ؟
القانون الواجب التطبيق عند النزاع ؟
هل الجهات القضائية هي المختصة بحل النزاع أم اللجوء للتحكيم .
